Jeden dzień to zbyt mało czasu na porządki w cyfrowym świecie, dlatego od czasu do czasu opublikuję obszar, którym warto się zająć (jeśli Cię to dotyczy). W związku z tym proponuję przeczytać artykuł do końca i od razu zacząć działać. Podam moje sposoby, podpowiem narzędzia lub/i rozwiązania. Liczę na to, że dzięki moim wskazówkom zadbasz o zdrowy styl życia (pracy) online. Dzielenie się rezultatami w komentarzach, uznam za docenienie. Co Ty na to, wchodzisz w to?
Obszar na dziś to poczta e-mail!
Osobiście korzystam z programu do obsługi poczty elektronicznej — Thunderbird (tzw. klient poczty). Inne przykłady takich programów to: Outlook, BlueMail. Obsługuję kilka adresów e-mail, stąd to rozwiązanie jest dla mnie najwygodniejsze. Nie muszę logować się do różnych stron i sprawdzać oraz wysyłać wiadomości. To rozwiązanie zdecydowanie oszczędza mój czas.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z programu, czy z przeglądarki, warto minimum 1-2 w roku, zrobić tam porządki.
Staram się robić porządki z mailami przynajmniej 2 razy w roku (wiosną i na koniec roku).
Na czym polegają moje porządki?
Usuwam niepotrzebne wiadomości.
Archiwizuję maile, które są dla mnie ważne.
Wypisuję się z newsletterów, które już mnie nie interesują.
Przeglądam bazę adresów mailowych i usuwam z niej zbędne lub nieznane mi kontakty.
Przeglądam utworzone przez mnie filtry (reguły) wiadomości. Dodaję nowe i usuwam te, które nie są mi już potrzebne.
Czyszczę folder SPAM, a na koniec opróżniam kosz.
Porządki w mailach
W ustawieniach mojego programu pocztowego mam zaznaczoną opcję, aby usuwanie z programu było równoznaczne z usuwaniem ich z serwera. Dzięki temu pozbywam się niechcianych wiadomości również stamtąd.
Sprawdzam, czy dane, które mam w stopkach maili są aktualne, jeśli nie — aktualizuję je.
Sprawdzam oraz przygotowuję treści wiadomości szablonów i autoresponderów (czyli automatycznych wiadomości wysyłanych np. w trakcie nieobecności lub urlopu) — takie wiadomości można ustawić tylko na serwerze (czyli tam, gdzie logujesz się do konta przez przeglądarkę).
Zadbaj o bezpieczny dostęp
Na koniec sprawdzam, czy zmieniły się zasady zabezpieczenia dostępu do konta pocztowego. Jeśli jest taka możliwość, dodaję adres e-mail, który pomoże mi odzyskać dostęp do konta. Zmieniam hasło, przynajmniej raz w roku.
Niby nic wielkiego, jednak zrobienie porządków w wiadomościach e-mail zwiększa wydajność i jakość pracy. Bądź co bądź, spora jej część polega na komunikacji z klientami za pośrednictwem wiadomości.
