Zostajesz po godzinach pracy, gdyż nie wyrobiłaś(-eś) się z zadaniami?
Narzekasz na brak czasu, na zbyt dużą ilość obowiązków nałożonych na Ciebie?
Wydaje Ci się, że wokół Ciebie panuje chaos?
Jeśli odpowiadasz TAK na choćby jedno z tych pytań to czas się zatrzymać. Zastanowić się co dla Ciebie ma kluczowe znaczenie. Odpowiednie planowanie zadań pomoże Ci odzyskać kontrolę nad swoim czasem!
Moje planowanie zadań
Uwielbiam spontaniczność. Muszę się przyznać, że jeszcze kilka lat temu działałam bardzo spontanicznie. Nie planowałam swojej pracy, robiłam kilka rzeczy na raz i byłam dumna z tego jak jestem “wielozadaniowa”. Taki tryb pracy doprowadził jednak do niesamowitego zmęczenia . Co w konsekwencji zaczęło przeradzać się w wypalenie zawodowe, a wręcz niechęć do pracy.
Wiedziałam z różnych szkoleń, że planowanie ułatwia pracę jednak nie do końca byłam przekonana do takiego rozwiązania. Ba!! Byłam wręcz przeciwniczką planowania, uważałam je za mało istotne i nudne, dla mnie liczyło się tylko działanie. W pewnym momencie poczułam, że sytuacja osiąga “poziom krytyczny” i albo coś zmienię, albo wybuchnę. Byłam sfrustrowana i niezadowolona z efektów swojej pracy. Owszem wykonywałam wszystkie powierzone mi obowiązki, jednak nie tak, jak sama bym tego wymagała.
A może warto spróbować?
Nie pozostało mi nic innego jak spróbować rozplanować swoje działania i sprawdzić co to przyniesie. Od razu Ci powiem, że na początku nie było łatwo. Przejrzałam wiele poradników, książek, artykułów dotyczących zarządzania czasem i nie znalazłam gotowej recepty. Mój zakres obowiązków obejmował wiele różnych zadań a praca była “bardzo dynamiczna”. Ciężko mi było rozpisać konkretnie, jak miał wyglądać mój dzień. Tak naprawdę nie wiedziałam od czego mam zacząć… Ostatecznie, metodą prób i błędów, znalazłam rozwiązanie. Z każdego artykułu lub poradnika wyciągnęłam to co pasowało do mojej sytuacji (i mojego charakteru)i działałam. Powiem Ci więcej, teraz uwielbiam planować! Wiem, że planowanie jest kluczowe, jeśli chcesz zapanować nad własnym czasem, przestać narzekać na jego brak i świadomie nim zarządzać.
W tym artykule postaram się, krok po kroku, pokazać Ci jakie etapy planowania zadań lub aktywności w pracy możesz stosować.
KROK 1 – Spisz wszystkie działania, aktywności
Wypisz na kartce lub w komputerze wszystkie czynności i zadania jakie wykonujesz w ciągu dnia pracy. Wspomóż się zakresem obowiązków.
To fundament, podstawa na którym będziesz bazowała(-ł). Pamiętaj piszesz to dla siebie, to nie musi mieć konkretnej formy ani być poprawne stylistycznie.
Gdy już spiszesz wszystkie czynności, przeczytaj je raz jeszcze i sprawdź czy o czymś nie zapomniałaś(-eś).
KROK 2 – Nadaj priorytety
Co to są priorytety? To określenie wartości danej aktywności. Jeśli nie wiesz jak nadać priorytety swoim działaniom, być może macierz Eisenhowera Ci pomoże:
Zastanów się, które działania są : pilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Pogrupuj je i zrób następny krok pamiętając o nadanych priorytetach.
KROK 3 – Zaplanuj działania
Weź kalendarz i zaplanuj, na początek, jeden tydzień. Każdego dnia wypisz zadanie bądź zadania, pamiętając o jego/ich priorytecie. Wpisuj konkretne czynności. Trzymaj się planu i działaj!
Planując zadania pomyśl o zarezerwowaniu czasu na nieprzewidziane sytuacje. Jeśli go nie wykorzystasz na sytuację kryzysową, możesz go przeznaczyć na wykonanie jakiegoś zadania z kolejnego dnia.
Planowanie zadań naprawdę pomaga zapanować nad stratą czasu. Dodatkowo uświadamia co jest dla istotne. Które działania należy eliminować, aby szybciej osiągnąć cel. Nie planuję szczegółowo całego dnia, rozpisuję tylko istotne działania – priorytety. Niektórym zadaniom przyporządkowałam konkretne dni tygodnia, i tylko w te dni je wykonuję. Inne podzieliłam na mniejsze czynności i rozpisałam na kilka dni. Mimo wszystko, zostawiam sobie czas na spontaniczność, ale jest to czas po wykonaniu wszystkich (albo większości) obowiązków z listy.
Działaj systematycznie i konsekwentnie, to co było dla mnie trudne na początku to konsekwencja w planowaniu. Zdarzało mi się zaplanować coś a i tak działałam “po swojemu”, spontanicznie, ciągnąc kilka srok za ogon.
Pamiętaj, na początku lepiej zaplanować mniej i to wykonać, małymi krokami znaleźć swój sposób na „władanie” swoim czasem.
