Postanowiłam napisać ten artykuł, aby przedstawić Ci mój sposób na organizację pracy w biznesie.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że prowadzenie własnego, małego biznesu to tylko świadczenie usług lub sprzedaż produktów. I tak naprawdę to jest ta „widoczna” część prowadzenia własnej firmy.
Jednak, aby móc finalnie oferować usługi lub produkty musi się zadziać wiele rzeczy. Tych, które dzieją się „w tle” lub „za zapleczu” i nie są widoczne dla klientów. Dlatego uważam, że projektowe podejście do zarządzania, nawet najmniejszych biznesów jest bardzo efektywne i zdecydowanie usprawnia pracę.
Co się dzieje na zapleczu biznesu?
Aby móc oferować lub sprzedawać usługi czy produkty musi zadziać się wiele rzeczy.
Trzeba wykonać pracę związaną z ofertą: zredagować ją, przygotować opisy produktów, przygotować platformy i kanały sprzedaży, itd. Może pomyśleć o reklamie lub innej formie promocji.
Ponadto warto zadbać o pozyskiwanie nowych klientów i obsługę bieżących. Dobrym pomysłem jest również prowadzenie profili w mediach społecznościowych lub/i bloga.
Nie można także zapomnieć o sprawach formalno – prawnych i księgowych, w końcu biznes powinien być legalny i rentowny.
To, w olbrzymim skrócie, niektóre z działań jakimi zajmuję się prowadząc biznes. Oczywiście niektóre zadania, zlecam specjalistom, pozostałe wykonuję „poza” pracą dla moich Klientów.
Po co zarządzać projektami w małej firmie?
Wypisuję te wszystkie czynności nie po to, by się żalić, ale po to by Ci uświadomić, że w takim natłoku zadań łatwo coś przeoczyć, o czymś zapomnieć. A można to usprawnić podchodząc do zarządzania działaniami w projektowy sposób.
Zarządzanie projektami ma na celu wytworzenie produktu lub usługi. Jednak w małym biznesie, można wykorzystać zarządzanie projektami do nadzorowania wszystkich procesów i tym samym skuteczniejszego działania.
Czym jest zarządzanie projektami we własnym biznesie?
Zarządzanie projektami we własnym biznesie to, przede wszystkim, planowanie, koordynowanie i wykonywanie działań potrzebnych do osiągnięcia określonego celu biznesowego np. wprowadzenia nowego produktu lub usługi. Polega ono na wykorzystaniu narzędzi i technik projektowych, aby usystematyzować niezbędne zadania i skutecznie zarządzać zasobami:
- ludzkimi np. współprace ze specjalistami, podwykonawcami, itd. (ten zasób jest często zależny od wymienionego w kolejnym podpunkcie, finansowego)
- finansowymi np. wiesz na co Cię stać, dzięki temu decydujesz co wykonasz samodzielnie a co możesz zlecić
- czasowymi – ten zasób jest zazwyczaj najbardziej elastyczny we własnych projektach. Tu terminy końcowe narzucasz sobie samodzielnie (może poza realizacją projektu administracyjnego tzn. takiego, w którym znajdują się zadania związane ze sprawami np. księgowymi, prawnymi, dokumentami, itd.)
Jakie są korzyści z zarządzania?
Jeden. Projektowe podejście do zarządzania w biznesie usprawni Twoją organizację czasu pracy. Dzięki czemu będziesz pracować skutecznie i mądrze.
Dwa. Nauczysz się wyznaczać priorytety, odpuszczać lub łatwiej akceptować nagłe, nieoczekiwane zmiany planów.
Trzy. Nie zapomnisz o ważnych terminach/ wydarzeniach np. opłacaniu składek ZUS, rocznych rozliczeniach czy zapisach na wydarzenia branżowe.
Cztery. Zawsze będziesz wiedzieć co w danym momencie masz zrobić. Unikniesz poczucia straty czasu na zastanawianie się w co teraz ręce włożyć.
Pięć. Poczujesz, że masz moc i możesz spełnić wszystkie swoje pomysły i marzenia.
Sześć. Zobaczysz, że dobrze zorganizowana praca generuje czas dla Ciebie, na co tylko chcesz – hobby, sport czy nicnierobienie!
Jak zacząć zarządzać projektami?
Na początek wybierz jedno miejsce, swój punkt dowodzenia. Mam na myśli notes, zeszyt, aplikację czy kalendarz. Miejsce, w którym zbierzesz swoje projekty i tym samym zadania. Narzędzie, w którym łatwo będzie Ci monitorować postępy.
Zacznij od jednego projektu. Według mnie i moich obserwacji najłatwiej zacząć od tego co już znasz i co robisz cyklicznie np. spraw administracyjnych. Wypisz wszystkie zadania, które dotyczą tego obszaru np. zebranie faktur, wysłanie faktur księgowej, opłacenie składki ZUS, opłacenie VAT, wystawianie faktur dla XXX, itd. Nie mam pojęcia co robisz cyklicznie we własnym biznesie, ale warto wypisać tu wszystkie możliwe zadania.
Następnie zastanów się do którego dnia miesiąca (lub do jakiej konkretnej daty) trzeba wykonać te zadania i wpisz te daty w swoim narzędziu.
Moja wskazówka: na co dzień korzystam z kalendarza Gooogle i przypomnienia o zadaniach cyklicznych wpisuję właśnie do kalendarza ( z przypomnieniem 2-3 dni wcześniej). Dzięki temu zawsze pamiętam o tym co ważne.
Kiedy wypiszesz już wszystkie zadania, realizuj je zgodnie z planem. Oswój się z taką formą zarządzania swoim czasem i zadaniami, sprawdź co Ci pasuje, testuj różne narzędzia. Zobacz co faktycznie wpływa na skuteczność Twojej pracy. Jeśli to działa , nie czujesz dyskomfortu, przytłoczenia czy chaosu, idź krok dalej.
Zacznij rozpisywać kolejne projekty: te związane z marketingiem, ofertą – usługami lub/i produktami, stroną www czy prowadzeniem mediów społecznościowych lub bloga.
Na koniec, kiedy poczujesz, że Twoja praca idzie sprawniej, a Ty masz całkowitą kontrolę nad tym co się dzieje w Twoim biznesie stwórz nowy projekt. Projekt MARZENIA – notuj pomysły, planuj realizację i działaj!
Narzędzia do zarządzania projektami
Gdy pierwsze kroki już za Tobą, a ilość projektów zaczyna rosnąć (bo tak się dzieje nawet w małych firmach), warto pomyśleć nad wyborem narzędzia do zarządzania projektami. Notes może wydać się niewystarczający.
Na rynku jest wiele aplikacji do zarządzania projektami w małej firmie. Przejrzyj kilka z nich i zastanów się jakie funkcjonalności będą dla Ciebie kluczowe. Przykładowe aplikacje na początek:
Aplikacje do zarządzania pomogą Ci zapanować nad wieloma projektami jednocześnie. Zaplanujesz zadania, ustawisz daty realizacji i będziesz miała wszystko pod kontrolą. Zaoszczędzisz sporo czasu, a to bezcenny zasób, gdy prowadzisz samodzielnie biznes.
Początki korzystania z aplikacji bywają trudne. Mnogość funkcji i ustawień bywa przytłaczająca. Pamiętaj jednak, że najlepiej wdrażać nowe narzędzia małymi krokami. Zacząć np. od projektów, których zadania wykonujesz cyklicznie.
3 najczęstsze błędy w zarządzaniu projektami
Zarządzanie projektami w małej firmie może przynieść wiele korzyści i przyspieszyć działanie. Jednak, zwłaszcza na początku projektowego podejścia do zarządzania własnym biznesem, należy mieć na uwadze najczęściej popełniane błędy. Oto one:
- mnogość narzędzi do zarządzania – zdecydowanie jestem za tym, by korzystać z narzędzi, które porządkują i strukturyzują zarządzanie projektami. Jednak warto pamiętać o zasadzie „im mniej, tym lepiej” oraz o odpowiednim dopasowaniu narzędzi do Twoich potrzeb. To, że koleżanka po fachu lub ekspertka z Instargam poleca jakieś narzędzia, nie znaczy, że one są dla Ciebie.
- brak cyklicznych monitoringów i aktualizacji projektów – zarządzając projektami należy pamiętać o tym, by je monitorować i aktualizować. Warto to robić systematycznie, dzięki temu unikniesz przestoju, a tym samym zaoszczędzisz czas i być może pieniądze.
- szacowanie czasu wykonania zadania – najczęstszy błąd początkujących. I to jest normalne, więc warto mieć to na uwadze i planować zadania z większym buforem czasowym. Aktualizować projekt w momencie, gdy już masz pewność co do czasu wykonania zadania. Ta umiejętność przychodzi wraz z doświadczeniem.
Jeśli dopiero zaczynasz, nie zrażaj się początkowymi trudnościami. Gdy już wdrożysz je do codziennej pracy, będzie to dla Ciebie naturalne.
